3 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Личная карточка и личное дело

Личная карточка и личное дело












Личная карточка, личное дело сотрудника

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех сотрудников предприятия, принятых на постоянную и временную работу.

Заполняется личная карточка рукописным способом, менеджером службы персонала, ответственным за кадровое делопроизводство. Все записи должны быть четкими, без сокращений.

Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.

Все записи в карточке делаются на основании подлинников документов, предоставленных работником.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и подпись сотрудника.

В разделе »Прием на работу, переводы на другую работу» должны содержаться ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работников. Эти сведения должны заноситься максимально корректно, т.к. служат основанием для подтверждения трудового стажа сотрудника. В конце каждого раздела этой записи должна стоять подпись сотрудника.

Карточки уволенных сотрудников изымаются из оперативного пользования кадровой документации, формируют в самостоятельное дело (папку) по алфавиту. Перед сдачей в архив предприятия дело оформляется нужным образом и хранится в архиве 75 лет.

Личное дело сотрудника представляет собой совокупность всех документов, содержащих сведения о сотруднике. Личные дела могут заводить на всех сотрудников предприятия или на отдельные категории работающих (например, на руководящий состав).

Предприятие в условиях современного делопроизводства вправе самостоятельно решать вопрос о необходимости заведения личных дел.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

  • внутренняя опись документов
  • анкета
  • резюме (или автобиография)
  • копии документов об образовании (в том числе все квалификационные свидетельства), удостоверения личности
  • копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках и т.д.
  • трудовой контракт
  • данные аттестаций
  • характеристики
  • план карьерного роста
  • справки и др. документы, относящиеся к данному работнику.

Личное дело заводится после издания приказа о назначении на должность.

Все документы в личном деле по мере поступления подшиваются в хронологическом порядке в папку-скоросшиватель.

Личные дела сотрудников хранятся в сейфе предприятия и выдаются в личное пользование только определенной категории сотрудников, имеющих доступ к кадровой информации.

Изменения в личные дела вносятся менеджерами по персоналу.

По распоряжению мэра г.Москвы личные дела московских государственных служащих при переводе на новое место работы не заводятся, а пересылаются с прежнего места работы.

Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет.

Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.

11 принципов заполнения личной карточки работника по форме Т-2

Личная карточка унифицированной формы Т-2 является обязательным документом кадрового делопроизводства любой организации, в которой имеется хотя бы один сотрудник.

Ведение личной карточки Т-2

Ведение личной карточки предусматриваетс я Трудовым Кодексом РФ. Оформляет ее и ведет сотрудник отдела кадров, если такой штатной единицы в организации не имеется, то приказом руководителя ведение кадрового делопроизводства , а соответственно и карточек Т-2 возлагается на другого сотрудника.

Личную карточку Т-2 можно переписывать или дополнять в ходе рабочей деятельности сотрудника, так например, старая может придти в негодность в следствие долгой эксплуатации, или могут закончиться графы для отпусков. В этом случае заводится новая карточка, но старую при этом рекомендуется сохранить.

Основное назначение карточки Т-2 – это объединение всей информации о сотруднике.

За часть содержащейся в документе информации сотрудник должен подписаться, тем самым подтвердив, что она правдива или он с ней ознакомлен.

Если на сайте есть личный кабинет, в котором пользователь оставляет свои данные, то нужно прописывать политику конфиденциальности. Подробная информация – по ссылке.

Структура личной карточки по форме Т-2

Личная карточка представляет собой брошюру из двух листов формата А4, заполненных с обеих сторон.

Разделы личной карточки Т-2:

  1. Общие сведения. Это самый большой раздел в личной карточке сотрудника, он занимает почти две страницы, то есть половину всего бланка. В нем указываются данные из основных документов работника: паспорта, трудовой книжки, диплома, а также ведомости записываются со слов самого работника.
  2. Сведения о воинском учете. Заполняется только в отношении тех категорий граждан, которые имеют военный билет, то есть в той или иной степени являются военнообязанными .
  3. Сведения о приеме на работу и переводах. Заполняется на основании приказов по личному составу, за каждую вносимую запись работник должен расписаться.
  4. Аттестация. Заполняется только в том случае, если в организации практикуется проведение аттестации работников. Тогда сюда вносятся сведения о дате проведения аттестации, и решение комиссии.
  5. Повышение квалификации. Заносятся сведения о прохождении работником повышения квалификации, если она имела место.
  6. Профессиональная переподготовка. Заполняется аналогично предыдущему пункту.
  7. Сведения о наградах и поощрениях. Заносятся все сведения о наградах, почетных знаках и званиях, к которым работник был представлен во время работы. Можно также занести сведения о предыдущих наградах, если работник предоставил о них сведения или если такие награды предоставляют ему определенные льготы.
  8. Отпуск. Один из самых важных разделов. Сюда заносятся все сведения об отпуске сотрудника: когда, сколько дней и в какое время ему предоставлялось. Также заноситься период, за который этот отпуск предоставлялся. Если другие подразделы, такие как аттестации и квалификация не всегда заполняются, то ведению этого раздела нужно уделить максимум внимания.
  9. Социальные льготы. Заполняется только в том случае, если сотрудник относится к категории граждан, для которых предусмотрены указанные льготы.
  10. Прочие сведения. Сюда вносятся сведения не подходящие под прочие разделы. Например, можно делать запись о совмещении, совместительстве , взысканиях.
  11. Увольнение сотрудника. Заключительный раздел личной карточки Т-2. Сюда вносятся сведения об увольнении сотрудника, реквизиты приказов и основания, по которым трудовой договор был расторгнут. В этом разделе предусмотрена подпись работника.

Где можно скачать образец документа?

Образец карточки Т2 скачайте по этой ссылке.

Заполнение формы при приеме сотрудника

Часть карточки Т-2 заполняется при оформлении сотрудника на работу. Сюда относятся разделы 1, 2, 3, 7, 9. Причем два последних заполняются, если сотрудник представил соответствующие документы.

Как грамотно заполнить лицевой счёт работника? Подробную инструкцию смотрите по ссылке.

Сведения, которые вносятся в вышеуказанные разделы:

  • ФИО сотрудника, дата и место его рождения:
  • данные о полученном ранее образовании;
  • данные об имеющейся специальности или профессии, сюда можно внести наименование должности, на которую принимается сотрудник.
  • стаж работы на момент приема сотрудника, если имеется льготный стаж, то для его внесения предусмотрена отдельная строка.
  • семейное положение и состав семьи – может записываться со слов сотрудника, а может не заполняться совсем, поскольку свидетельство о браке и рождении детей не являются обязательными документами, предъявляемыми при поступлении на работу.
  • данные паспорта;
  • адрес прописки и адрес местожительства, телефон.
  • отношение к воинской обязанности;
  • данные о приеме на работу.

После заполнения раздела 2 свою подпись должны поставить сотрудник отдела кадров и работник.

Образец личной карточки. Приём на работу и переводы.

Сведения, вносимые в ходе работы сотрудника

При трудовой деятельности работника также могут возникать ситуации, когда необходимо внесение сведений в личную карточку Т-2. В первую очередь это сведения об отпусках. В данный раздел необходимо вносить сведения не только о ежегодных отпусках, но и обо всех прочих. Таких как:

  • дополнительный оплачиваемый отпуск;
  • отпуск без сохранения оплаты;
  • учебный отпуск;
  • отпуска, связанные с материнством.

Также в ходе работы заполняются следующие сведения:

  • аттестация;
  • обучение и профессиональная переподготовка;
  • перевод сотрудника;
  • прочие разделы, по которым необходимо внести изменения.

Оформление различных актов – прямая задача бухгалтера. Как заполнить акт приёма-передачи товара смотрите в данном материале.

Сведения, вносимые в форму при увольнении сотрудника

Для внесения сведений об увольнении отводится последний раздел карточки Т-2. Туда вносится приказ об увольнении и статья ТК РФ, по которой оно произведено.

Заполнением этого раздела не стоит пренебрегать, особенно если все кадровое делопроизводство в организации ведется вручную. Если сведения об увольнении сотрудника понадобятся, то их легче найти в карточке, чем в книгах приказов.

После того, как данный раздел заполнен, карточка закрывается подписью сотрудника отдела кадров и уволенного работника.

Также на это может обратить внимание инспектор при плановой или внеплановой проверке кадровой документации предприятия.

В каком порядке осуществляется возврат средств покупателю по безналичному расчёту? Ответ на этот вопрос – по ссылке.

Образец личной карточки. Награды и прочее.

Отличия личного дела работника от карточки Т-2

Очень часто такие понятия как личная карточка Т-2 и личное дело путают. Это на самом деле не одно и то же. Личное дело – это все документы сотрудника или их копии, которые предоставляются при приеме на работу или появляются в ее ходе, в том числе и те, на основании которых заполняется личная карточка работника.

То есть, проще говоря, личная карточка является всего лишь частью личного дела, при условии, что оно ведется в организации. Ведь формирование личного дела, в отличие от ведения личной карточки Т-2, не является обязательным мероприятием кадрового делопроизводства .

О том, как вести личную карточку сотрудника вы узнаете из данного видео:

Личная карточка сотрудников: правила хранения

Где хранить? Как хранить? Сколько хранить? Сшивать или не сшивать? А может, вообще лучше не вести? Эти и подобные им вопросы появляются у сотрудников, волею судьбы (и собственного начальства) наделенных полномочиями по ведению, хранению и систематизации личных карточек и личных дел. Отвечает Наталья Девятко, эксперт по трудовому праву.

Личная карточка работника – учетный документ, в который вносится основная информация о трудовой деятельности сотрудника. Она обязательна для ведения всеми работодателями (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Форма личной карточки (№ Т-2) была утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Личное дело – это совокупность документов о трудовой деятельности работника. Вести личные дела на своих работников обязаны только в госкомпаниях (Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640). В сфере частного бизнеса решение о том, нужно ли вести личные дела работников, принимает руководитель организации.

Как заполнять

Обложка папки личного дела является его титульным листом. Ее форма приведена в Приложении № 28 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила хранения).

На место заголовка дела вписываются Ф. И. О. работника полностью в именительном падеже. Местоположение других сведений может варьироваться (это не принципиально). Чаще всего организации закупают уже готовые папки с нанесенными типографским способом полями, которые заполняются от руки. Реже титульный лист набивают на компьютере и распечатывают, потом приклеивают на обложку папки, но срок хранения дела длительный и со временем этот приклеенный лист может сильно пострадать.

Датой начала личного дела является дата приказа о приеме на работу (даже если она отличается от даты трудового договора). А датой окончания – дата приказа об увольнении, даже если последний день работы человека в организации был позже.

Номер дела переносится из Журнала регистрации личных дел работников. Там личные дела обычно нумеруются валовым порядком, хотя возможно и использование индексов для отображения категорий работников. Для удобства поиска на корешке папки личного дела проставляют индекс и номер дела.

Личное дело ведут не «вместо», а «вместе» с личной карточкой. Последняя в этом случае всегда будет храниться отдельно от личного дела работника, т. е. в номенклатуре дел это будут разные дела.

Количество листов и номер описи по личному составу, в которую включается данное дело, заполняют при его подготовке к передаче в архив из отдела кадров на следующий год либо в течение трех лет после увольнения соответствующего человека. Срок хранения лучше заполнить тогда же (а то мало ли что еще может поменяться).

Подальше положишь – поближе возьмешь

«А дело-то поважнее нагана будет. Ты когда-нибудь его у меня на столе видел? Ну, вот так, чтоб меня за столом не было, а дело бы лежало? Ты, к примеру, хоть один документ у меня на столе прочитал? Нет! А ты задумывался, почему? Я тебе отвечу. Иной преступник за любую бумажку на моем столе или на твоем – безразлично, полжизни отдаст». Глеб Жеглов, «Место встречи изменить нельзя».

Личная карточка и личное дело работника, конечно, не уголовное дело. Но они содержат персональные данные сотрудника, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования. Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег.

При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того как в них будет внесена новая информация или будут подшиты новые документы.

Срок их хранения определяется по статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле). Срок хранения документов по личному составу – 50 лет, если документы были закрыты делопроизводством начиная с 1 января 2003 года. А личные карточки и личные дела увольняемых сейчас (и всех уволенных с 1 января 2003 г.) работников как раз попадают в эту категорию.

При заведении личных дел на работников им присваивают порядковые номера, регистрируя в Журнале личных дел в валовом порядке. Как правило, личное дело под номером 1 заводится на руководителя, далее – на остальных сотрудников по мере их поступления в организацию.

При увольнении работников номера их личных дел новым сотрудникам не присваивают. Нумерация продолжается до какого-то установленного предела, допустим, до 10 000.

Личные дела выстраиваются в шкафу обычно по их порядковым номерам, реже – по алфавиту или по структурным подразделениям. Это делается для оперативного учета и быстрого поиска.

Если организация решила вести личные дела, то их необходимо учитывать в Журнале регистрации личных дел. Для личных дел госслужащих его принято вести в бумажной форме, прошивая и удостоверяя подписями руководителя организации (или уполномоченного лица) и печатью организации. Такой журнал обычно заполняется, пока в нем есть место, на протяжении нескольких лет сведениями о заводимых личных делах (это так называемое «переходящее» дело).

После окончания Журнал необходимо закрыть по всем правилам: оформить итоговую запись о количестве зарегистрированных личных дел, если были ошибки в нумерации, то упомянуть это, и подписать (обычно это делает руководитель кадровой службы с указанием даты). Номер личного дела из Журнала переносится: в обязательный учетный документ – личную карточку и на обложку личного дела.

Объединять или…

Хранить личные карточки можно как объединяя в одно дело, так и по отдельности (но как правило, их объединяют в наряды). Эти документы систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри каждого тома располагаются строго по алфавиту фамилий. Компании, которые решили хранить личные карточки томами, должны понимать следующее.

По общему правилу, максимальная толщина тома должна быть в пределах 4 см и 250 листов. Но личные карточки выполнены, как правило, типографским способом на плотном картоне. И, соответственно, в дело может войти не более 150–200 листов. В противном случае в архиве при подготовке и выдаче архивных справок будет трудно работать с таким тяжелым и неповоротливым делом.

То же касается и личных дел, но с некоторыми уточнениями:

а) сразу после увольнения работника из его личного дела изымаются копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные (п. 7 ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом. Поэтому в личном деле нужно оставить только оригиналы и копии документов работника, которые касаются его работы в компании;

б) из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера (это стандартная практика при подготовке к длительному хранению любого дела);

в) документы каждого личного дела располагаются в хронологическом порядке: от заявления о приеме на работу (с 2002 г. это необязательный документ) и/или оригинала трудового договора с копией соответствующего приказа до копии приказа об увольнении;

г) в целях обеспечения защиты персональных данных при передаче личных дел уволенных в архив их уже стараются не сшивать в наряды, а передавать отдельными делами (тогда они должны фигурировать отдельными строками в описи дел по личному составу).

Если же организация продолжает действовать по старинке, то при формировании тома с личными делами уволенных в конкретном году перед каждым комплектом документов из отдельного личного дела подкладывается лист, на котором напечатаны фамилия, имя, отчество сотрудника (порой для этого используют бумагу ярких цветов, чтобы было легче ориентироваться в томе); а потом можно вложить лист внутренней описи личного дела данного человека (но это необязательно).

Как правило, личные дела, включенные в наряды, бывают достаточно тонкие: состоят из 4–20 документов. Поэтому необязательно составлять в нарядах стандартные внутренние описи к каждому личному делу. Но в начале наряда необходимо будет сделать общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел и поместить ее после обложки.

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Обязательно заполнять и личную карточку, и личное дело, если информация в них дублируется?

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

В личном деле работника содержится идентичная информация что и в личном карточке. Обязательно заполнять и то и другое?

Ответ

Рассмотрев ваш вопрос можно сказать следующее, обязательность ведения карточки по форме Т-2 установлена в п. 12. Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, в котором говорится, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Не храните в отделе кадров копии паспортов и дипломов, иначе оштрафуют.

Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской службы (подп. 5 п. 1 ст. 44 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Подробно порядок оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Читайте об оформлении личной карточки больше информации в статье по ссылке.

Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, вы решите ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст), в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно) (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Таким образом, можно сказать, что перечня должностей работников, на которые необходимо вести личные дела законодательством не установлено и если работа работников в учреждение не является государственной гражданской службой, то данный вопрос решается по усмотрению работодателя.

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет – руководителем организации). Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции. Как правило, в личное дело включаются следующие документы:

• внутренняя опись документов дела;

• личный листок по учету кадров;

• дополнение к личному листку по учету кадров;

• заявление о приеме на работу;

• копия документа, удостоверяющего личность;

• копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

• копии документов об образовании;

• характеристики и рекомендательные письма;

• личные заявления работника;

• копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;

Популярные вопросы

• отзывы должностных лиц о работнике;

• справки о состоянии здоровья;

• лист-заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив).

Если вы ведете личные дела работников без описи и храните в файлах, то полагаем, что при сдаче в архив, они все равно должны будут быть прошиты и срок хранения будет общий – 75 лет.

Более подробно о заполнении личной карточки вы можете узнать в статье.

Таким образом, вы можете не вести личные дела работников, если ваша организация не относится к гос.службе. Но, карточка по форме Т-2 должна быть оформлена на всех работников.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Какие организации должны вести личные карточки сотрудников

Личные карточки на сотрудников должны вести все организации независимо от организационно-правовых форм (п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, п. 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Обязательность их ведения подтверждается и тем, что в личной карточке дублируются сведения, вносимые в трудовые книжки сотрудников, и с каждой такой записью работодатель обязан знакомить сотрудника под подпись в личной карточке (п. 12, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Особенности заполнения карточки приведены в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Применять унифицированную форму № Т-2 обязаны лишь организации государственного сектора. Негосударственные организации вправе использовать личные карточки по самостоятельно разработанной форме. При этом такая форма должна содержать ряд обязательных реквизитов. Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также подтверждаются письмами Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012 и Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Таким образом, личную карточку оформите на каждого сотрудника, принятого по трудовому договору. Заведите ее при приеме на работу и ведите в течение всего периода трудовой деятельности сотрудника в организации. С увольнением сотрудника карточку закройте, но продолжайте хранить в организации.

© Материал из Системы Кадры
Готовые решения для службы персонала на budget.1kadry.ru
Дата копирования: 29.01.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

11 принципов заполнения личной карточки работника по форме Т-2

Личная карточка унифицированной формы Т-2 является обязательным документом кадрового делопроизводства любой организации, в которой имеется хотя бы один сотрудник.

Ведение личной карточки Т-2

Ведение личной карточки предусматриваетс я Трудовым Кодексом РФ. Оформляет ее и ведет сотрудник отдела кадров, если такой штатной единицы в организации не имеется, то приказом руководителя ведение кадрового делопроизводства , а соответственно и карточек Т-2 возлагается на другого сотрудника.

Личную карточку Т-2 можно переписывать или дополнять в ходе рабочей деятельности сотрудника, так например, старая может придти в негодность в следствие долгой эксплуатации, или могут закончиться графы для отпусков. В этом случае заводится новая карточка, но старую при этом рекомендуется сохранить.

Основное назначение карточки Т-2 – это объединение всей информации о сотруднике.

За часть содержащейся в документе информации сотрудник должен подписаться, тем самым подтвердив, что она правдива или он с ней ознакомлен.

Если на сайте есть личный кабинет, в котором пользователь оставляет свои данные, то нужно прописывать политику конфиденциальности. Подробная информация – по ссылке.

Структура личной карточки по форме Т-2

Личная карточка представляет собой брошюру из двух листов формата А4, заполненных с обеих сторон.

Разделы личной карточки Т-2:

  1. Общие сведения. Это самый большой раздел в личной карточке сотрудника, он занимает почти две страницы, то есть половину всего бланка. В нем указываются данные из основных документов работника: паспорта, трудовой книжки, диплома, а также ведомости записываются со слов самого работника.
  2. Сведения о воинском учете. Заполняется только в отношении тех категорий граждан, которые имеют военный билет, то есть в той или иной степени являются военнообязанными .
  3. Сведения о приеме на работу и переводах. Заполняется на основании приказов по личному составу, за каждую вносимую запись работник должен расписаться.
  4. Аттестация. Заполняется только в том случае, если в организации практикуется проведение аттестации работников. Тогда сюда вносятся сведения о дате проведения аттестации, и решение комиссии.
  5. Повышение квалификации. Заносятся сведения о прохождении работником повышения квалификации, если она имела место.
  6. Профессиональная переподготовка. Заполняется аналогично предыдущему пункту.
  7. Сведения о наградах и поощрениях. Заносятся все сведения о наградах, почетных знаках и званиях, к которым работник был представлен во время работы. Можно также занести сведения о предыдущих наградах, если работник предоставил о них сведения или если такие награды предоставляют ему определенные льготы.
  8. Отпуск. Один из самых важных разделов. Сюда заносятся все сведения об отпуске сотрудника: когда, сколько дней и в какое время ему предоставлялось. Также заноситься период, за который этот отпуск предоставлялся. Если другие подразделы, такие как аттестации и квалификация не всегда заполняются, то ведению этого раздела нужно уделить максимум внимания.
  9. Социальные льготы. Заполняется только в том случае, если сотрудник относится к категории граждан, для которых предусмотрены указанные льготы.
  10. Прочие сведения. Сюда вносятся сведения не подходящие под прочие разделы. Например, можно делать запись о совмещении, совместительстве , взысканиях.
  11. Увольнение сотрудника. Заключительный раздел личной карточки Т-2. Сюда вносятся сведения об увольнении сотрудника, реквизиты приказов и основания, по которым трудовой договор был расторгнут. В этом разделе предусмотрена подпись работника.

Где можно скачать образец документа?

Образец карточки Т2 скачайте по этой ссылке.

Заполнение формы при приеме сотрудника

Часть карточки Т-2 заполняется при оформлении сотрудника на работу. Сюда относятся разделы 1, 2, 3, 7, 9. Причем два последних заполняются, если сотрудник представил соответствующие документы.

Как грамотно заполнить лицевой счёт работника? Подробную инструкцию смотрите по ссылке.

Сведения, которые вносятся в вышеуказанные разделы:

  • ФИО сотрудника, дата и место его рождения:
  • данные о полученном ранее образовании;
  • данные об имеющейся специальности или профессии, сюда можно внести наименование должности, на которую принимается сотрудник.
  • стаж работы на момент приема сотрудника, если имеется льготный стаж, то для его внесения предусмотрена отдельная строка.
  • семейное положение и состав семьи – может записываться со слов сотрудника, а может не заполняться совсем, поскольку свидетельство о браке и рождении детей не являются обязательными документами, предъявляемыми при поступлении на работу.
  • данные паспорта;
  • адрес прописки и адрес местожительства, телефон.
  • отношение к воинской обязанности;
  • данные о приеме на работу.

После заполнения раздела 2 свою подпись должны поставить сотрудник отдела кадров и работник.

Образец личной карточки. Приём на работу и переводы.

Сведения, вносимые в ходе работы сотрудника

При трудовой деятельности работника также могут возникать ситуации, когда необходимо внесение сведений в личную карточку Т-2. В первую очередь это сведения об отпусках. В данный раздел необходимо вносить сведения не только о ежегодных отпусках, но и обо всех прочих. Таких как:

  • дополнительный оплачиваемый отпуск;
  • отпуск без сохранения оплаты;
  • учебный отпуск;
  • отпуска, связанные с материнством.

Также в ходе работы заполняются следующие сведения:

  • аттестация;
  • обучение и профессиональная переподготовка;
  • перевод сотрудника;
  • прочие разделы, по которым необходимо внести изменения.

Оформление различных актов – прямая задача бухгалтера. Как заполнить акт приёма-передачи товара смотрите в данном материале.

Сведения, вносимые в форму при увольнении сотрудника

Для внесения сведений об увольнении отводится последний раздел карточки Т-2. Туда вносится приказ об увольнении и статья ТК РФ, по которой оно произведено.

Заполнением этого раздела не стоит пренебрегать, особенно если все кадровое делопроизводство в организации ведется вручную. Если сведения об увольнении сотрудника понадобятся, то их легче найти в карточке, чем в книгах приказов.

После того, как данный раздел заполнен, карточка закрывается подписью сотрудника отдела кадров и уволенного работника.

Также на это может обратить внимание инспектор при плановой или внеплановой проверке кадровой документации предприятия.

В каком порядке осуществляется возврат средств покупателю по безналичному расчёту? Ответ на этот вопрос – по ссылке.

Образец личной карточки. Награды и прочее.

Отличия личного дела работника от карточки Т-2

Очень часто такие понятия как личная карточка Т-2 и личное дело путают. Это на самом деле не одно и то же. Личное дело – это все документы сотрудника или их копии, которые предоставляются при приеме на работу или появляются в ее ходе, в том числе и те, на основании которых заполняется личная карточка работника.

То есть, проще говоря, личная карточка является всего лишь частью личного дела, при условии, что оно ведется в организации. Ведь формирование личного дела, в отличие от ведения личной карточки Т-2, не является обязательным мероприятием кадрового делопроизводства .

О том, как вести личную карточку сотрудника вы узнаете из данного видео:

Обязательно заполнять и личную карточку, и личное дело, если информация в них дублируется?

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

В личном деле работника содержится идентичная информация что и в личном карточке. Обязательно заполнять и то и другое?

Ответ

Рассмотрев ваш вопрос можно сказать следующее, обязательность ведения карточки по форме Т-2 установлена в п. 12. Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, в котором говорится, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Не храните в отделе кадров копии паспортов и дипломов, иначе оштрафуют.

Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской службы (подп. 5 п. 1 ст. 44 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Подробно порядок оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Читайте об оформлении личной карточки больше информации в статье по ссылке.

Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, вы решите ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст), в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно) (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Таким образом, можно сказать, что перечня должностей работников, на которые необходимо вести личные дела законодательством не установлено и если работа работников в учреждение не является государственной гражданской службой, то данный вопрос решается по усмотрению работодателя.

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет – руководителем организации). Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции. Как правило, в личное дело включаются следующие документы:

• внутренняя опись документов дела;

• личный листок по учету кадров;

• дополнение к личному листку по учету кадров;

• заявление о приеме на работу;

• копия документа, удостоверяющего личность;

• копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

• копии документов об образовании;

• характеристики и рекомендательные письма;

• личные заявления работника;

• копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;

Популярные вопросы

• отзывы должностных лиц о работнике;

• справки о состоянии здоровья;

• лист-заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив).

Если вы ведете личные дела работников без описи и храните в файлах, то полагаем, что при сдаче в архив, они все равно должны будут быть прошиты и срок хранения будет общий – 75 лет.

Более подробно о заполнении личной карточки вы можете узнать в статье.

Таким образом, вы можете не вести личные дела работников, если ваша организация не относится к гос.службе. Но, карточка по форме Т-2 должна быть оформлена на всех работников.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Какие организации должны вести личные карточки сотрудников

Личные карточки на сотрудников должны вести все организации независимо от организационно-правовых форм (п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, п. 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Обязательность их ведения подтверждается и тем, что в личной карточке дублируются сведения, вносимые в трудовые книжки сотрудников, и с каждой такой записью работодатель обязан знакомить сотрудника под подпись в личной карточке (п. 12, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Особенности заполнения карточки приведены в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Применять унифицированную форму № Т-2 обязаны лишь организации государственного сектора. Негосударственные организации вправе использовать личные карточки по самостоятельно разработанной форме. При этом такая форма должна содержать ряд обязательных реквизитов. Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также подтверждаются письмами Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012 и Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Таким образом, личную карточку оформите на каждого сотрудника, принятого по трудовому договору. Заведите ее при приеме на работу и ведите в течение всего периода трудовой деятельности сотрудника в организации. С увольнением сотрудника карточку закройте, но продолжайте хранить в организации.

© Материал из Системы Кадры
Готовые решения для службы персонала на budget.1kadry.ru
Дата копирования: 29.01.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector