4 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Официальная переписка на английском примеры

Деловая переписка на английском: примеры писем, фразы и структура

В век частного капитала и инвестиций – изучение иностранного языка это не только интерес к международному сообществу, но и практическая необходимость. Многие компании сотрудничают с иностранными партнерами, а, следовательно, должны поддерживать хорошо налаженные контакты и взаимопонимание. Основное средство связи для людей деловой сферы – официальная переписка. Сегодня разберемся, как правильно составлять английское письмо, соблюдая правила и рамки бизнес общения. Также в материале приведем образцы того, как выглядит деловая переписка на английском, примеры писем и фразы, необходимые для формального общения.

Структурное оформление письма

Для начала определимся с тем, какие текстовые блоки содержит деловое письмо на английском языке. Разберем по порядку каждый пункт.

Адрес отправителя

Начинается стандартный бланк с указания реквизитов отправителя, размещаемых в верхнем правом углу. Структура делового письма предполагает строгий порядок написания данных, поэтому запись всегда осуществляется в установленной очередности. При этом отсутствуют какие-либо пунктуационные знаки в конце строк.

С отступом в три строки после реквизитов отправителя записывают дату. Допустимо несколько форматов того, как писать дату:

  • October 29, 2017;
  • 29 October, 2017;
  • 29 th October, 2017;
  • October 29 th , 2017;
  • 29 Oct. 2017;

Не рекомендуется использовать исключительно числовые обозначения даты при написании деловых писем на английском языке, так как в Америке и Англии различный порядок чтения подобных записей.

  • 12.10.2017 – 12 октября 2017 (Европа и Англия)
  • 12.10.2017 – 10 декабря 2017 (Америка)

Реквизиты получателя

Далее перемещаемся на левую сторону листа и также в строгом порядке заполняем адрес и данные получателя.

*Обращение является обязательным элементом. Для мужчин чаще всего это Mr, для женщин Ms. Также, при обращении к замужней женщине используют Mrs, к незамужней Miss.

Приветствие

Первое, что необходимо проставить в письме – это приветственная фраза. Ее стиль зависит от близости знакомства с собеседником. Для официального письма характерны стандартные фразы: Dear Mrs/Ms + фамилия получателя. Если данные собеседника неизвестны, следует воспользоваться сочетанием Dear Sir or madam. Когда послание предназначено нескольким лицам используется множественное число: Dear Sirs, Dear Colleagues и т.п. Неформальное общение позволяет использовать в обращении имя: Dear Mary. Важно отметить пунктуационный момент: в английском языке обращение отделяется запятой, а в американском – двоеточием.

I am writing with…

I am writing with…

Основная часть

Переходим к оформлению главной информационной составляющей делового письма на английском языке.

Чаще всего основной текст начинается с небольшого вводного предложения, особенно если это не первое письмо, а ответная переписка. Приведем примеры вступительных фраз на английском с переводом на русский язык.

Если вы ведете строго официальную деловую корреспонденцию, то никогда не пишите сокращенные формы сказуемых I’m, you’re и т.п.

Далее указываются в логической последовательности цели и причины деловой переписки на английском, а также добавляются просьбы или ожидания каких-либо ответных действий. Как правило, для удобства чтения текст разбивается на несколько небольших абзацев (без использования красной строки/табуляции). Подробнее этот блок рассмотрим чуть позже на практических примерах.

Заключение

Продолжая выдерживать вежливый тон, следует завершить письмо, воспользовавшись стандартными выражениями благодарности, заверениями в ожидании ответа, предложениями сотрудничества, приглашением к последующему общению. Завершающая фраза – важный элемент делового общения.

Подпись

Прежде чем указать свои данные, необходимо воспользоваться еще одной вежливой формой – пожеланиями всех благ или выражением уважения. Как правило, деловой английский располагает тремя видами подобных фраз:

  • YourssincerelyС искренним уважением (к знакомому собеседнику);
  • YoursfaithfullyС уважением (к незнакомому адресату);
  • BestwishesС наилучшими пожеланиями (нейтральное высказывание);

Завершающее высказывание отделяется с запятой, а далее с новой строки приводится личная подпись с указанием имени, фамилии и должности.

Enc. A copy of the license

Кроме того, к тексту могут быть добавлены дополнительные вложения. Об их наличии указывается в окончании письма, сразу после подписи. Фраза начинается с сокращения Enc. (enclosure – приложение), после которой идет перечисление приложенных документов.

Мы рассмотрели теоретически правильное оформление сообщения для деловой переписки. Теперь перейдем к практической части и разберем пример делового письма различного назначения и типичные для формальной корреспонденции фразы на английском.

Деловая переписка на английском: примеры писем и фразы

Понятие официальное письмо включает в себя множество оттенков. Это может быть запрос, коммерческое предложение, жалоба, выражение извинений, заявление о приеме на работу, гарантийное письмо об обязательствах и т.п. В этом разделе мы рассмотрим на практике, как составляются деловые письма на английском языке и какие стандартные клише в них можно выделить. Для удобства распределим образцы по жанрам.

Заявление

Работа в иностранной компании – мечта многих молодых людей. Для того, чтобы зарекомендовать себя с положительной стороны, необходимо грамотно составить сопроводительное письмо – заявление об отклике на вакансию. Помимо уже представленных в материале сведений, в подобных обращениях часто употребляются выражения, представленные в таблице.

Деловое письмо на английском языке

Содержание:

  1. Структура письма
    1. Начало письма
    2. «Тело» письма
    3. Конец письма
  2. Примеры писем по видам
    1. Письмо о сотрудничестве
    2. Письмо напоминание
    3. Письмо извинение
    4. Письмо просьба
    5. Письмо благодарность
  3. Как написать ответ

VK, Facebook, What`s Up и прочие социальные сети – немалая часть нашей жизни сегодня. Рабочие и родительские чаты, группы по интересам для обмена информацией – везде мы ведем переписку, оставляем комментарии и, чего уж греха таить, не считаем нужным соблюдать общие правила языка. Потому что чаще всего написать надо быстро. И так поймут! Однако, такой формат общения абсолютно неуместен, если вы пишете деловое письмо на английском языке.

В каких ситуациях может понадобиться знание, как правильно написать бизнес письмо?

  • Вы пишете своему англоговорящему боссу;
  • новому иностранному клиенту, которого хочется впечатлить;
  • коллеге из-за рубежа;
  • вашему профессору или учителю английского;
  • hr менеджеру в международной (англоговорящей) компании, куда бы вы хотели устроиться.

В каждой из предложенных ситуаций (а их может оказаться гораздо больше) вы должны соблюдать этикет деловой переписки. Почему это важно? Потому что ваше письмо представляет ВАС, дает понять, что вы – профессионал, а не тинейджер, пишущий с ошибками.

В статье мы разберем, как написать официальное письмо на английском языке, приведем конкретные примеры и фразы с переводом. Вы узнаете, что формальное письмо бывает нескольких видов, и что в email переписке (электронном письме) также стоит соблюдать некоторые правила написания.

Структура письма

В любом деловом письме следует указывать сразу 2 адреса (получателя и отправителя) и дату, когда вы составляете это письмо.

Вот примерный формат:

As [job title], I am writing to present [my company] to you because ____ .

Начало письма

Деловое письмо всегда начинайте с приветствия. Письмо без приветствия или с приветствием, но в неофициальном стиле, покажется получателю грубым и фамильярным. Вот хорошие примеры, как можно официально поздороваться:

Good morning/Good afternoon, . .

Hi … . (Уместно только в ситуации личного знакомства с получателем).

Если вы не уверены в правильности, попробуйте провести некоторое «интернет-расследование», чтобы найти имя контактного лица. Расследование не дало результатов? Тогда обратитесь следующим образом (это крайний случай, и пользоваться им все же не рекомендуем):

To whom it may concern, До востребования.

В этой же части письма вы должны представиться: кто вы, из какой вы компании, чем занимаетесь, что предлагаете, почему пишете и какая вообще ваша глобальная цель?

Фразовые клише для начала письма

As [job title], I am writing to present [my company] to you because ____ .

«Тело» письма

В идеальном бизнес-письме должно быть 3-4 абзаца, и все они должны уместиться на одной странице. Самое главное – будьте предельно ясны и лаконичны. Подкрепите ваше «изложение» фактами и цифрами.

Фразовые клише

Конец письма

Закончив описывать все радужные перспективы сотрудничества (как вариант), следует грамотно завершить письмо. Не сделаете этого – вас посчитают непрофессиональным и грубым. Можно также поблагодарить получателя (обязательно найдите, за что) и добавить несколько вежливых фраз.

Фразовые клише для прощания

Виды деловых писем на английском языке

Остановимся более подробно на видах деловых писем, как правильно их составлять, как оформлять, где указать отправителя, а где – получателя.

Письмо о сотрудничестве

Подобным письмом вы должны убедить владельца другого бизнеса сотрудничать с вами. Ваше предложение должно быть четким, должно ясно иллюстрировать преимущества вашей коллаборации и предлагаемые условия. Именно поэтому стоит уделить пристальное внимание составлению предложения о сотрудничестве.

  • начинайте с обращения к потенциальному партнеру по имени;
  • представьтесь сами (ваше имя, чем вы/ваша компания занимаетесь, что предлагаете и чего ожидаете от партнерства);
  • если задач у вашей партнерства несколько, то обязательно каждую из них поместите в отдельный абзац;
  • фактами и цифрами докажите преимущества сотрудничества.

Примечание: если это email переписка, обязательно указывайте тему письма.

Фразы для деловой переписки на английском языке

Сегодня деловая переписка на английском языке уже не является чем-то экстраординарным. Но несмотря на это, многие все еще сталкиваются с рядом вопросов при написании писем. Данная статья поможет вам окончательно разобраться в этом вопросе и запомнить необходимые фразы.

Приветствие

Начинать переписку с партнером или коллегой нужно с приветствия. Выбор правильных фраз в этой части зависит от того, насколько формальны ваши отношения с адресатом.

Формальный язык

To Whom It May Concern — Для предъявления по месту требования (начинайте письмо с данной фразы в том случае, если вы не знаете имени или конкретного человека, которому пишете. Чаще всего используется, когда вы пишете первое письмо с запросом в общественную организацию).

Dear Sir/Madam — Уважаемый/ая сэр/ мадам (приветствие чаще всего используется, если вы знаете должность адресата, но не его имя).

Dear Mr./Ms./Mrs. Johns — Уважаемый/ая мистер/мисс/миссис Джонс (используется в случае, когда вы знаете имя человека, которому адресуете письмо (обращение Mrs. в данном случае считается более устаревшим)).

Dear Xu Kim — Уважаемый Ксю Ким (начинайте вступление с полного имени, если не знаете пол адресата).

Менее формальный язык

Dear colleagues/Gentlemen — Дорогие коллеги/господа (такое обращение используется при написании письма сразу нескольким людям).

Dear Frank/Kate — Дорогой/ая Фрэнк/Кейт (менее формальное общение. Используется чаще всего, когда вы уже неоднократно переписывались с партнером/коллегой).

Начало переписки

Начало бизнес переписки на английском зависит от того, является ли ваше письмо первым контактом с данным человеком или нет.

Если вы уже общались с адресатом, письмо можно начать, используя одну из следующих фраз:

I am writing regarding your inquiry about …/ our phone conversation … — Обращаюсь к Вам с письмом в связи с Вашим запросом … / с нашим телефонным звонком…
In reply to your request … — В ответ на Ваш запрос…
I received your address from (name) and would like to … — Я получил Ваши контакты от (Имя) и хотел бы…
Thank you for contacting us — Спасибо, что связались с нами
With reference to your letter of 15 May, I … — Ссылаясь на Ваше письмо от 15 мая,…
With reference to our telephone conversation yesterday … — Ссылаясь на наш вчерашний телефонный разговор
Thank you for your letter — Спасибо за Ваше письмо
Further to our meeting last week … — В дополнение к нашей встрече на прошлой неделе
It was a pleasure meeting you in … last month. — Было очень приятно встретить Вас в… в прошлом месяце
After having seen your advertisement in … , I would like … — Я увидел Вашу рекламу в… и хотел бы
After having received your contact information from … , I … — Я получил Ваши контактные данные от… и хотел бы…

В случае, если вы пишите письмо впервые, начать переписку можно с помощью таких фраз, как:

I am (we are) writing to inform you that …/ confirm …/ enquire about …/ complain about … — Я пишу с тем, чтобы проинформировать/подтвердить…/ сделать запрос…/ пожаловаться на…
I am contacting you for the following reason… — Я пишу вам по следующей причине…
I recently heard about … and would like to … — Я недавно услышал о… и хотел бы…

Запрос/Просьба

За вступительной частью письма может следовать просьба, сделать которую вежливой поможет использование модальных глаголов.

We would appreciate it if you would … — Мы были бы благодарны, если бы Вы…
I would be grateful if you could … — Я бы был признателен если бы Вы смогли…
Could you please send me … — Не могли бы Вы прислать мне…
Could you possibly tell us/ let us have … — Не могли бы Вы сообщить нам / предоставить нам…
It would be helpful if you could send us …— Было бы очень полезно, если бы Вы смогли прислать нам…
In addition, I would like to receive … — В дополнение я бы хотел получить…
Would (will) you kindly/please… — Были бы Вы так добры/ Не могли бы Вы, пожалуйста…
We should be obliged if you could (would)… — Мы бы были Вам признательны, если бы Вы…
We should be glad if you would… — Мы были бы рады, если бы Вы смогли…
We trust you will… — Мы верим, что вы…
Please let me know… — Пожалуйста, дайте мне знать о…
We kindly ask you to send us… — Мы бы хотели попросить Вас выслать нам…
Please take notice that… — Пожалуйста, имейте в виду, что…
We request to pay… — Мы просим оплатить…
We ask you to wire us… —Мы просим Вас перевести нам…
Please indicate your post-code and telephone number — Пожалуйста, укажите ваш почтовый индекс и номер телефона
Please take all necessary measures for… — Пожалуйста, предпримите все необходимые меры…
Please do your best to bring this matter to a fast positive end. — Пожалуйста, приложите все Ваши усилия, чтобы обеспечить позитивное решение данного вопроса
Please send is urgently … in accordance with our contract. — Пожалуйста, вышлите нам срочно… в соответствии с нашими контактами…
I wonder if you would do me a favour… — Меня интересует, не могли бы Вы сделать мне одолжение…
It will be appreciated if you will please… — Я буду очень благодарен, если Вы…
I wonder if you could help me to… — Меня интересует, не могли бы Вы мне помочь…
We will appreciate your informing us of your decision concerning… — Мы были бы благодарны, если бы Вы смогли проинформировать нам о Вашем решении по поводу…
We ask you for some additional information… — Мы просим Вас выслать дополнительную информацию о…
We would very much appreciate hearing from you so that we may… — Мы были бы очень признательны узнать, что мы можем…
I would appreciate very much if you send me, according to clause 5 of the agreement… — Я был бы очень признателен, если бы Вы выслали мне в соответствии с 5 пунктом соглашения….
We would kindly request to provide us with… — Мы просим Вас предоставить нам…

Жалобы

Кроме просьбы, письмо может содержать жалобы. Несмотря на то, что вы собираетесь показать свое недовольство или отрицательное отношение к ситуации, в данной части письма также используйте вежливое обращение, стараясь избегать слов с лишним эмоциональным окрасом.

Так, можно написать:

I am writing to express my dissatisfaction with … — Я пишу, чтобы выразить свою неудовлетворенность по поводу…
I am writing to complain about … — Я пишу, чтобы пожаловаться….

Хорошие новости

Если вы желаете выразить признательность или радость по отношению к какому-либо событию, которое уже произошло или произойдет в ближайшее время, используйте следующие фразы:

I take pleasure of… — Я с удовольствием….
I am pleased to send you a copy of… — Я рад выслать вам копию…
I shall be happy to discuss with you… — Я был бы рад обсудить с Вами
We were very pleased to hear that you have decided to undertake… — Мы были очень рады услышать, что вы решили предпринять…
We are pleased to learn from your letter that you have decided to… — Мы рады узнать из Вашего письма, что Вы решили…
We are most pleased that you want to buy… — Мы очень довольны, что вы решили приобрести…
I was delighted to hear the news that… — Я был рад услышать новости о…
It would be truly wonderful to… — Это было бы по-настоящему прекрасно…
We are glad to say that we can reserve for you… — Мы рады сообщить Вам, что можем зарезервировать для Вас…
We appreciate your attitude. — Мы ценим Ваше отношение.
We are pleased to announce that … — Мы рады сообщить, что…
I am delighted to inform you that … — Я рад проинформировать Вас о…
You will be pleased to learn that … — Вам будет приятно узнать, что…

Плохие новости

Если ваше письмо содержит нежелательные для адресата новости, лучше указать их во втором или третьем абзаце. В этом случае также лучше не использовать слова с ненужным эмоциональным окрасом.

Начать данную часть можно со слов:

We regret to inform you that … — Мы вынуждены сообщить Вам, что…
I’m afraid it would not be possible to … — Я боюсь, что это будет невозможным…
Unfortunately, we are unable to … — Ксожалению, мы не можем…
After careful consideration we have decided … — После детального рассмотрения мы решили…
This sets up a chain involving several complications. — Это влечет за собой ряд сложностей.
I am most disturbed that you will not be able to… Я обеспокоен, что Вы не сможете…
We are not happy about the terms you suggested. — Нас не удовлетворяют предложенные Вами условия.
I am disappointed about this fact and hope that you can help me to clear out this very strange situation. — Я обеспокоен этой странной ситуацией и надеюсь, Вы поможете мне ее разъяснить.
This is, I am sure you will agree, not a good way to conduct business. — Я уверен Вы согласитесь, что данная модель ведения бизнеса неприемлема.
I am afraid that we must cancel the agreement as… Я боюсь, мы вынуждены аннулировать соглашение, так как…

Заключительная часть

Заканчивать деловую переписку на английском лучше всего, используя фразы с запросом к действию. Кроме того, старайтесь делать двойной отступ между заключительной частью и концовкой письма.

Please find enclosed (for letters) — К письму прилагается (для писем)
Please find attached (for emails) — Пожалуйста, найдите во вложении. (для электронных писем)
If you require more information, please let us know. — Если Вам необходимо больше информации, пожалуйста, сообщите нам об этом.
Please do not hesitate to contact us if you need any further assistance. — Пожалуйста, не стесняйтесь связаться с нами, если Вам нужна дальнейшая помощь.
I am looking forward to hearing from you soon. — С нетерпением жду Вашего ответа.
We are looking forward to meeting you on 21 January. — С нетерпением ждем встречи с Вами 21 января.
We would appreciate your reply at your earliest convenience. —Мы будем признательны за Вам ответ при первой возможности.
We take this opportunity of thanking you for your assistance. — Мы пользуемся данной возможностью, чтобы поблагодарить Вас за Вашу помощь.
Awaiting your further commands. — Ждем Ваших дальнейших указаний.
With many thanks for your interest in this matter, I remain…— С большой благодарностью к проявленному Вами интересу к данному делу, я остаюсь…
We look forward with interest to our continued cooperative efforts… — Жду с нетерпением наших дальнейших совместных дейтсвий….
I sincerely appreciate your patience and continued interest… — Я искренне признателен за проявленное Вами спокойствие и долгий интерес…

Завершение письма

Завершение письма должно соответствовать вступительной части и общей тональности текста.

Формальный язык

Your sincerely/ Sincerely yours/ Respectfully — Искренне Ваш (используйте данные фразы, если вo вступительной части указывали Dear Sir/Madam или To Whom It May Concern).

Sincerely — С уважением (данная фраза соответствует вступлению Dear с указанием имени адресата).

Менее формальный язык

Kind regards/ Warm regards/ Regards/ Best wishes — С наилучшими пожеланиями (менее формальные фразы, которые также уместны для деловой переписки).

Держа в голове данные фразы для ведения деловой переписки на английском языке, вы без труда сможете составить письмо иностранному коллеге на любую из интересующих вас тем. Узнать больше нюансов о бизнес переписке можно на курсах обучения в Wall Street English.

Бизнес-переписка для чайников или какие фразы можно использовать в деловых письмах

Вы пишите деловые письма на английском каждый день? Или только изучаете азы официальной переписки на курсах по бизнес английскому? Наша подборка полезных фраз и выражений научит вас составлять правильные деловые письма на английском и поможет разнообразить вашу речь.

Благодаря деловому этикету общеизвестно, что клиентов нужно приветствовать в начале письма и прощаться в конце. Проблемы начинаются при составлении основной части письма? Как, к примеру, сказать заказчикам, что груз задерживается, или как намекнуть, что было бы неплохо получить деньги за оказанные услуги? Обо всем этом можно грамотно рассказать, если использовать правильные «заготовки» к различным ситуациям. С такими «заготовками» составление писем будет простой и приятной задачей.

Начало письма или как начать переписку на английском

В начале каждого делового письма, сразу после приветствия, вам необходимо объяснить, ради чего вы вообще все это пишите. Возможно, вы хотите что-либо уточнить, получить дополнительную информацию или же, к примеру, предложить свои услуги. Во всем помогут следующие фразы:

    We are writing — Мы пишем, чтобы…

— to confirm . – подтвердить…
— to request . – запросить…
— to inform you that . – проинформировать вас, что…
— to enquire about . – узнать о…

  • I am contacting you for the following reason. – Я пишу вам со следующей целью / Я пишу вам для того, чтобы…
  • I would be interested in (receiving/ getting information) – Я был бы заинтересован в (приобретении/получении информации)
  • Установление контактов или как сказать собеседнику откуда вы о нем знаете

    Иногда стоит напомнить деловому партнеру, когда и как вы в последний раз виделись или обсуждали свое сотрудничество. Может быть, пару месяцев назад вы уже писали деловое письмо на эту тему, или, возможно, вы встретились на конференции неделю назад и тогда уже начали вести переговоры.

    • Thank you for your letter regarding . – Спасибо за ваше письмо на тему….
    • Thank you for your letter of May 30. – Спасибо за ваше письмо от 30 Мая.
    • In reply to your request, . – В ответ на вашу просьбу..
    • Thank you for contacting us. – Спасибо, что написали нам.
    • With reference to our conversation on Tuesday. – Относительно нашего разговора во вторник…
    • In reference with your recent letter – Что касается недавно полученного от вас письма…
    • It was a pleasure meeting you in New-York last week. – Было очень приятно с вами встретиться в Нью-Йорке на прошлой неделе.
    • I would just like to confirm the main points we discussed yesterday – Я хотел бы подтвердить основные пункты, которые мы вчера обсудили.

    Выражение просьбы или как тактично попросить собеседника на английском

    В деловых письмах иногда приходится о чем-то просить партнеров. Иногда вам нужна отсрочка, а иногда дополнительные образцы материала. Для выражения всего этого в деловом английском есть свои устоявшиеся фразы.

    • We would appreciate it if you would . – Мы были бы очень признательны, если бы вы…
    • Could you please send me/ tell us/ let us. – Не могли бы вы послать мне/сказать нам/ разрешить нам
    • It would be helpful if you could send us . – Нам бы очень помогло, если бы вы могли нам послать…
    • I would appreciate your immediate attention to this matter. – Я буду благодарен вашему безотлагательному вниманию по этому вопросу.
    • We would be grateful if you could . – Мы были бы благодарны, если бы вы могли…

    Жалобы на английском или как дать понять, что вы не довольны

    К сожалению, часто бывает так, что нам что-то не понравилось. Но при составлении деловых писем мы не можем дать волю чувствам и прямым тестом сказать, что мы думаем о компании и ее услугах. Необходимо использовать деловой английский и аккуратно высказать свое недовольство. Так мы сможем сохранить делового партнера и немного выпустить пар. Стандартные фразы деловой переписки, которые в этом помогут:

    • I am writing to complain about . – Я пишу, чтобы пожаловаться о…
    • I am writing to express my dissatisfaction with . Я пишу, чтобы выразить свое недовольство в связи с …
    • I am afraid there may be a misunderstanding… — Я боюсь, возникло непонимание…
    • I understand it is not your fault, but… — Я понимаю, что это не ваша ошибка, но…
    • We wish to draw your attention to … . – Мы хотим обратить ваше внимание на

    Как сообщать плохие или хорошие новости в деловых письмах на английском

    В бизнес переписке часто бывает так, что нам приходится огорчать клиентов. Стоит сделать это изящно, чтобы не разозлить партнера еще больше.

    Плохие новости

    • I am afraid that I must inform you that … – Я боюсь, что мы должны проинформировать вас, что…
    • Unfortunately we cannot / we are unable to . — К сожалению, мы не можем/мы не в состоянии
    • We regret to inform you that . — Мы с сожалением сообщаем вам, что…
    • I’m afraid it would not be possible to . – Я боюсь, что будет невозможно…
    • After serious consideration we have decided to . — После серьезного рассмотрения, мы решили, что…

    Хорошие новости

    К счастью, иногда все складывается удачно, и мы можем порадовать своих клиентов хорошими новостями

    • We are pleased to announce that . – Мы с удовольствием сообщаем, что…
    • It is our pleasure to announce that … — Имеем удовольствие сообщить, что…
    • I am delighted to inform you that .. – Я с удовольствием информирую вас…
    • You will be pleased to learn that . – Вы обрадуетесь, когда узнаете, что…

    Извинения или как не разгневать клиента еще больше

    Конечно, в бизнесе часто бывают накладки. И за них приходится извиняться именно вам. Будьте дружелюбны, войдите в положение собеседника. Помните, что лучше несколько раз извиниться, чем потерять ценного клиента.

    • I regret any inconvenience caused by. Мы сожалеем о всех неудобствах, вызванных…
    • Please accept our sincere apologies. – Пожалуйста, примите наши искренние извинения.
    • I would like to apologize for the delay /inconvenience. – Я хочу извиниться за задержку/неудобство
    • Once again, please accept my apologies for . – Еще раз примите мои извинения за…

    Деньги или как показать партнеру, что пришло время платить

    Иногда хочется написать прямым текстом, что пришло время платить. Но в бизнес-переписке так поступать нельзя. Вместо этого приходится употреблять более мягкие конструкции, за которыми стоит все тот же жесткий вопрос.

    • According to our records . – Согласно нашим записям…
    • Our records show that we have not yet received payment of . – Наши записи показывают, что мы еще не получили оплату за…
    • We would appreciate if you cleared your account within the next days. – Мы будем благодарны, если вы рассчитаетесь в ближайшие несколько дней.
    • Please send payment as soon as possible/ promptly – Пожалуйста, вышлите нам оплату как можно скорее.

    Вежливость в переписке или как намекнуть на новые встречи

    С бизнес-партнерами не стоит прощаться окончательно. Даже после окончания проекта, вам лучше сохранить отношения для следующих заказов.

    До скорой связи

    В конце деловых писем на английском зачастую будет уместно между строк напоминать партнеру, когда вы в следующий раз ждете от него информации.

    • I look forward to seeing you next week. – Жду нашу встречу на следующей неделе
    • Looking forward to receiving your comments, — С нетерпением жду ваши комментарии.
    • I look forward to meeting you on the (date). – Жду нашу с вами встречу (дата).
    • An early reply would be appreciated. – Я буду признателен за ваш быстрый ответ

    До новой встречи

    После удачного заказа стоит написать заказчику небольшое письмо на английском, сообщающее о том, что вы не против нового проекта с ним.

    • I would be happy to have an opportunity to work with your firm again. – Я буду рад возможности снова поработать с вашей фирмой.
    • We look forward to a successful working relationship in the future. – Мы будем рады успешным рабочим взаимоотношениям в будущем.
    • We would be pleased to do business with your company. – Мы с радостью будем иметь бизнес с вашей компанией.

    Конечно, деловой английский – это не всегда легко. К счастью, наша подборка бизнес-фраз должна существенного облегчить вашу задачу. Теперь на составление письма у вас уйдет намного меньше времени. Так что выбирайте нужные фразы, дополняйте своей информацией и радуйте начальника красивыми бизнес-письмами на английском языке.

    Комментарии

    Оставить комментарий

    Для комментирования необходимо войти через
    Вконтакте или Facebook.

    Как правильно писать письма на английском

    Содержание и форма вашего письма во многом будет зависеть от характера, цели письма и от того, к кому оно обращено. Наиболее четко различаются деловая переписка и персональная. Структура этих писем примерно одинакова, но к деловым письмам предъявляются четкие требования, нарушать которые нельзя. Поэтому мы подробно рассмотрим именно правила написания официально — деловых писем на английском языке, которые представляют наибольшую сложность для отправителя.

    Деловое письмо на английском языке

    С давних пор деловое письмо является важнейшим инструментом в предпринимательской и коммерческой деятельности. На сегодняшний день деловое письмо- это средство обмена информацией в виде официального документа, который может содержать предложение, подтверждение, поручение, претензию, поздравление… и соответственно ответы на них. Учимся писать письма на английском языке При написании официальных писем нужно учитывать то, что деловая переписка сильно отличается от личной переписки. Существует определенные и неизменные каноны написания деловых писем, соблюдение которых является обязательным. Деловые письма должны быть безупречны во всех смыслах. Даже самое незначительное пренебрежение правилами может сделать его недействительным.

    Деловое письмо отличается четкой структурой, а также определенным набором реквизитов. Оно характеризуется такими признаками как ясность, лаконичность, логическая последовательность, официальность, нейтральность, завершенность, стандартизированность, отсутствие эмоциональной окрашенности. Отсутствуют просторечные, жаргонные выражения, модальные глаголы, междометия, имена с суффиксами субъективной оценки. Официально — деловой язык обеспечивает объективное отношение к излагаемым фактам, лишает эмоциональности и субъективности, а также отражает логическую последовательность текста. Смысловая точность также является одним из важнейших условий в написании делового письма.

    В официально-деловой переписке используются множество различных речевых клише, которые служат для предотвращения двусмысленности текста. Набор стандартных фраз-клише был разработан в результате долголетней практики деловой переписки. Они помогают конкретнее и лаконичнее выражать мысли. Такие конструкции существенно облегчают и ускоряют составление письма, так как вам не нужно тратить время на подбор правильных, соответствующих ситуации формулировок. Имея в распоряжение набор готовых фраз — клише, вы сможете без особых трудностей составить деловое письмо по аналогии.

    Структура письма на английском языке

    Итак, приступим непосредственно к изучению структуры делового письма и списка стандартизированных фраз — клише. Весь текст делового письма четко разбит на смысловые абзацы. Красная строка не употребляется. Обычно для написания подобного письма используется фирменный бланк, на котором указаны все необходимые реквизиты фирмы отправителя (эмблема фирмы, название, почтовый и телеграфный адрес, телефон, факс, банковские реквизиты).

    Примерная структура письма может выглядеть следующим образом:

    1. Адрес отправителя (sender’s address);
    2. Дата (date);
    3. Адрес получателя (inside address);
    4. Обращение (salutation);
    5. Вступление (opening sentence);
    6. Основной текст (body of the letter);
    7. Заключение (closing sentence);
    8. Заключительная вежливая фраза (complimentary close) ;
    9. Подпись отправителя (signature);
    10. Приложение (enclosure).

    Пример делового письма на английском языке

    Разберем каждый пункт более подробно

    1. Адрес отправителя (sender’s address) пишется обычно в верхнем правом углу. Не исключено написание адреса и в верхнем левом углу. Последовательность написания адреса имеет большое значение. Сначала следует указать номер дома с названием улицы, через запятую номер квартиры. На следующей строке указывается город с почтовым индексом, на следующей строке — страна.

    17 Hillside Road, Apt. 12
    London W13HR
    England
    5 Nelson Street, Apt. 5
    Chicago 19 200
    USA

    2. Дата (date) указывается ниже, сразу после адреса. Точка после адреса не ставится. Существует несколько вариантов оформления:

    21 December, 2014
    December 21th, 2014
    December 21, 2014
    21th December, 2014

    3. Адрес получателя (inside address) пишется в той же последовательности что и адреса отправителя, но ниже с левой стороны.

    4. Форма обращения (salutation) будет зависеть от того насколько вам знакомо лицо, к которому вы обращаетесь и конечно же от пола.

    К незнакомым людям применяются выражения:
    (Dear) Sir, — (Уважаемый)Сэр/Господин,
    (Dear) Madam, — (Уважаемая) Госпожа/Мадам,
    Gentlemen, — Господа,

    К мало знакомым людям:
    Dear Mr. Winter,-Уважаемый господин/мистер Винтер,
    Dear Miss Winter, — Уважаемая госпожа/ мисс Винтер, (по отношению к не замужней женщине)
    Dear Mrs. Winter, — Уважаемая госпожа/ миссис Винтер,(по отношению к замужней женщине)

    В полу — официальной переписке можно встретить такие формы как:
    Dear Colleague, — Уважаемый коллега,
    Dear Editor, — Уважаемый редактор,
    Dear Reader, — Уважаемый читатель,

    Обращение пишется с левой стороны под адресом получателя и после него ставится запятая.

    5. Вступление (opening sentence) это своего рода вводное предложение:
    We are writing to enquire about — (Настоящим просим сообщить о… Нас интересует информация о…).
    We are interesting in… and we would like to know… — (Мы заинтересованы в … и хотели бы узнать…).
    We acknowledge receipt of your letter dated (date)… — (Подтверждаем получение Вашего письма от…).

    6. Основной текст (body of the letter) должен быть составлен в логической последовательности. Как правило, основной текст разбит на несколько абзацев. В первом абзаце следует указать цель или причины вашего письма.

    We would like to point out that…- Мы хотели бы обратить ваше внимание на …
    I’m writing to let you know that… -Я пишу, чтобы сообщить о …
    We are able to confirm to you…- Мы можем подтвердить …
    I am delighted to tell you that… -Мы с удовольствие сообщаем о …
    We regret to inform you that… -К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…

    Во втором абзаце можно указать уже детали и факты, соответствующие обсуждаемой ситуации. Можно задать интересующие вас вопросы или дать свою оценку обсуждаемому вопросу.
    I am a little unsure about… -Я немного не уверен в …
    I do not fully understand what… -Я не до конца понял…
    Could you possibly explain…- Не могли бы вы объяснить…
    I am afraid that … -Боюсь, что…
    We would also like to inform you … -Мы так же хотели бы сообщить вам о…
    Regarding your question about … -Относительно вашего вопроса о…
    In answer to your question (enquiry) about …- В ответ на ваш вопрос о…
    I also wonder if… -Меня также интересует…

    В третьем абзаце можно написать пожелания, предложения, предполагаемые действия для сотрудничества в будущем.
    Could you possibly…- Не могли бы вы…
    I would be grateful if you could … -Я был бы признателен вам, если бы вы …
    I would like to receive…- Я бы хотел получить…
    Please could you send me…- Не могли бы вы выслать мне…

    В четвертом абзаце нужно написать кульминационное предложение.
    I would be delighted to …- Я был бы рад …
    I would be happy to… — Я был бы счастлив…
    I would be glad to… — Я был бы рад…

    7. Заключение (closing sentence) должно содержать благодарность за оказанное вам внимание и намерение продолжить переписку.

    I look forward to … — Я с нетерпением жду,
    hearing from you soon- когда смогу снова услышать вас
    meeting you next Tuesday- встречи с вами в следующий Вторник
    seeing you next Thursday -встречи с вами в Четверг
    Please acknowledge receipt- (Пожалуйста, подтвердите получение)
    Please do not hesitate feel free to contact us if you need any further information — (Пожалуйста, без колебаний обращайтесь к нам для получения дополнительной информации)

    8. Заключительная вежливая фраза (complimentary close), также как и обращение, зависит от лица, к которому вы пишете письмо.

    Для человека, которого вы знаете, используется фраза: Yours sincerely,
    Для незнакомого человека: Yours faithfully,

    9. Подпись отправителя (signature) ставится ниже заключительной вежливой фразы. Ниже подписи вы должны указать свое имя и при необходимости должность, которую вы занимаете.

    10. Приложения (enclosure) прикладываются в конце письма. Об этом указывается в основном тексте, при помощи обозначения «Enc.».

    Для того, что бы вы имели примерное представление, как должно выглядеть деловое письмо в целом, мы приводим для вас пример.

    Образец письма на английском языке:

    17 Hillside Road, Apt. 12
    London W13HR
    England
    Tel 0186 546 633
    Fax 0186 56 556

    Monday 15, December

    Vladimir Gross
    5 Nelson Street, Apt. 5
    Chicago 19 200
    USA

    I saw your advertisement for a Business Journalist in today’s Guardian newspaper. I am very interested in the job and I think I have many of the necessary skills.

    I studied politics and modern languages at Oxford University. I am master in French, German and Spanish. I had academic trips widely in Europe and South Amerika, and at the same time I worked as a business journalist for the BBC Company during the last five years.

    I enclose a copy of my curriculum vitae. I look forward to hearing from you soon. Please let me know if you need more information.

    Итак, можно сделать вывод, что для составления делового письма на английском языке необходим достаточно высокий уровень знания языка и норм официально — делового стиля, а также творческий подход. Даже если ваш английский не идеален, предоставленный нами материал обязательно поможет вам успешно составить деловое письмо!

    Личное письмо на английском: этикет переписки

    Английская культура немыслима без искусства переписки. Веками английские леди и джентльмены обменивались изысканными посланиями, написанными в соответствии со строгим этикетом – он определял, что писать, когда и почему, в каких выражениях, в какое время дня, и на какой бумаге. Письма играли, – да и сейчас играют, – важнейшую роль в жизни людей: они смешат, удивляют, интригуют, влюбляют, до смерти обижают и наполняют счастьем.

    Личные письма – это, конечно, не высшая математика. И всё же базовые правила их составления надо знать обязательно. Пишете ли вы другу с целью поделиться впечатлениями от недавней поездки в Лондон или репетитору английского по скайпу, чтобы поблагодарить за полученные знания или знакомому студенту из Европы с намерением пригласить его к себе на каникулы – прежде вы должны ознакомиться с рекомендациями о структуре и стилю неофициального письма.

    7 основных типов неофициальных писем

    В личном письме вы можете

    • поздравить со свадьбой, днём рождения, рождением ребёнка, окончанием университета
    • поблагодарить за одолжение, приглашение, совет
    • пригласить адресата на свадьбу, новоселье или другое празднование
    • принять или отклонить приглашение
    • запросить информацию или ответить на запрос
    • принести извинения или выразить сожаление, сочувствие
    • обратиться за рекомендацией или дать совет, поделиться опытом

    Структура английского письма

    1. Обращение: по имени, фамилии или с использованием слов “Sir/Madam”:

    Дорогой (уважаемый)
    г-н Кроули,

    Мой дражайший сын,

    2. Вступительное предложение. Здесь вы объясняете цель своего письма. Это может быть жалоба, согласие или отказ принять приглашение, ответ на полученное письмо.

    3. Основная часть письма: один-два абзаца, раскрывающие тему.

    4. Заключительный абзац в одно-два предложения. Подведите итог написанному и выразите готовность продолжить переписку. Можете также заранее поблагодарить адресата за одолжение или оперативный ответ.

    5. Заключительная формулировка:

    Sincerely yours,
    Yours sincerely,
    Sincerely,
    Yours,

    6. Дата и подпись (необязательно).

    На что обратить внимание

    • Неофициальное письмо позволяет применять выражения из разных стилей, как делового, так и неформального, в зависимости от ситуации. Можете использовать даже разговорный стиль, сленг, сокращения и аббревиатуры. Только не переборщите с просторечием, чтобы ваше письмо не выглядело развязным, невежливым. Некоторые выражения в разговорной речи звучат приемлемо, но неуместны в письме, даже если письмо неофициальное.
    • Идиомы и разговорные выражения обогатят язык вашего письма – смело можете их использовать.
    • Соблюдайте структуру письма, не перегружайте предложения сложными конструкциями и развивайте мысль последовательно.
    • В электронном письме принято оставлять пустую строку между абзацами для визуального удобства. По той же причине советуют начинать каждый абзац с небольшого отступа вначале первой строки, если вы пишете от руки.
    • Используйте время Present Continuous, когда хотите сказать о своих ожиданиях (“Iam looking forwardto hearing from you…” – «С нетерпением жду вашего ответа…») или о цели вашего письма (“Iam writingto you on behalf of/with regard to…” – «Я пишу вам по просьбе /поводу…»). Используйте Present Perfect или Past Simple, если сообщаете новости или описываете недавние события.
    • Постарайтесь разбить основную часть письма хотя бы на два-три абзаца вместо того, чтобы пытаться вместить всё, что хотите сказать, в один большой абзац. Информация воспринимается куда лучше, будучи разделённой на логические части.
    • Закончить письмо можно вопросом к адресату, чтобы инициировать продолжение переписки. Так вы покажете, что заинтересованы в общении и ждёте его ответа – и это будет логичным завершением письма.

    Практические советы по составлению разных типов писем

    1. Письмо-приглашение

    Бывает неофициальное, полуофициальное и деловое. Такое письмо должно содержать дополнительную информацию о событии (адрес, дату и время, дресс-код мероприятия) и, при необходимости, чёткие указания, как добраться до места его проведения.

    Вступительная фраза:

    We would be honored if you…

    Для нас будет честью…

    Your presence would be appreciated at…

    Мы бы хотели видеть вас…

    I’d love if you could come to…

    Я был бы рад видеть вас в…

    We are organizing a…

    I cordially invite you to…

    Сердечно приглашаю вас на…

    Заключительная фраза:

    We would be grateful if you could…

    Будем благодарны, если вы сможете…

    Please indicate whether you would be able to attend…

    Пожалуйста, дайте знать, сможете ли вы присутствовать…

    I hope you can make it…

    Надеюсь вас увидеть…

    Hope you can come.

    Надеюсь, вы сможете прийти.

    Looking forward to seeing you at…

    С нетерпением жду нашей встречи…

    Please let me know if you can come.

    Пожалуйста, сообщите, можете ли вы прийти.

    2. Письмо о принятии приглашения

    Бывает неофициальное, полуофициальное и деловое. Содержит четкое и однозначное согласие на посещение мероприятия.

    Вступительная фраза:

    I am writing to thank you for the (kind) invitation…

    Я пишу, чтобы поблагодарить вас за (любезное) приглашение…

    Thank you for the invitation which I would be honored to accept it.

    Благодарю за приглашение. Сочту за честь его принять.

    Your invitation sounds lovely.

    I am very much willing to go.

    Приглашение звучит заманчиво. Охотно приду.

    Заключительная фраза:

    We await the event with great anticipation.

    Мы с предвкушением ожидаем этого события.

    I will be looking forward to the party. See you then.

    Буду с нетерпением ждать вечеринки. Увидимся.

    We are really looking forward to your party.

    С нетерпением ждём вашего приема*.

    *Стилистически, в данном случае для перевода слова party больше подходит определение «приём», а не «вечеринка», так как конструкция фразы довольно формальна и речь, скорее всего, идет об официальном и полуофициальном приеме.

    3. Письмо с отклонением приглашения

    Бывает неофициальное, полуофициальное и деловое. Выражает отказ принять приглашение.

    Вступительная фраза:

    Thank you for the recent invitation, but, unfortunately, …

    Спасибо за ваше недавнее приглашение, но, к сожалению…

    I am afraid I will not be able to make it / to accept your invitation / to come to your event/party.

    Боюсь, у меня не получится / я не смогу принять ваше приглашение / прийти на ваше мероприятие/вечеринку.

    Заключительная фраза:

    I am sorry to miss the opportunity of greeting you in person.

    Мне жаль, что я упускаю возможность поздравить вас лично.

    Thank you again for the invitation.

    Ещё раз спасибо за приглашение.

    I hope we will have another opportunity to meet/celebrate…

    Надеюсь, у нас ещё будет возможность встретиться/отпраздновать.

    I am really sorry I will have to miss it.

    Мне правда жаль, что не удастся присутствовать.

    I’m sure we can get together some other time.

    Уверен(а), мы сможем собраться в другой раз.

    4. Письмо с извинениями

    Также бывает деловое и неофициальное. В письме должны содержаться извинения и объяснения, почему кому-либо были причинены неудобства или почему обязанности или обещания не могут быть выполнены.

    Вступительная фраза:

    I am writing to apologize for…

    Я пишу, чтобы извиниться за…

    Please accept my sincerest apologies for…

    Пожалуйста, примите мои искренние извинения за…

    How can I apologize enough for…

    Как мне загладить свою вину за…

    I must apologize profusely for…

    Я должен принести вам мои глубочайшие извинения за…

    I owe you an apology…

    Я должен перед вами извиниться…

    I can’t describe how sorry I am and how guilty I feel.

    Не могу описать, как мне жаль и насколько виноватым я чувствую себя.

    Заключительная фраза:

    Once again, my sincerest apologies for…

    Ещё раз приношу вам свои искренние извинения за…

    I hope you understand.

    Надеюсь, вы меня поймёте.

    I hope my apologies will be accepted…

    Надеюсь, мои извинения будут приняты…

    I know there is no excuse good enough for… and I just hope you can forgive and understand me.

    Я знаю, что всех моих извинений недостаточно для… и только надеюсь,
    что вы сможете простить и понять меня.

    5. Письмо с ответом на рекламное предложение

    Пишется в ответ на объявления, рекламные брошюры и проспекты, информацию с веб-сайтов, рассылку по электронной почте и т. п.

    Бывает деловое и полуофициальное.

    Обычно содержит запрос дополнительной информации или просьбу разъяснить и дополнить информацию, полученную ранее.

    Вступительная фраза:

    In response to your advertisement in…

    В ответ на ваше объявление в…

    I am writing to inquire about / in connection with…

    Я пишу с целью получить информацию о…

    I would be grateful if you could send me additional information about…

    Я буду благодарен, если вы сообщите мне дополнительную информацию о…

    I would appreciate some information about…

    Я был бы благодарен за сведения о…

    Another matter I need information on…

    Мне также нужна информация по поводу…

    Заключительная фраза:

    I look forward to receiving…

    С нетерпением буду ждать получения…

    I would appreciate your prompt reply.

    Буду благодарен за скорейший ответ.

    Please inform me as soon as possible whether my request can be fulfilled.

    Прошу вас как можно скорее сообщить, сможете ли вы выполнить мою заявку.

    «Да» и «нет» личного письма

    Этих правил нужно придерживаться:

    • Каким бы неформальным ни было ваше письмо, всегда оставайтесь вежливы.
    • С самого начала сообщите о цели письма.
    • Используйте наречия и союзы, чтобы связать ваши мысли в логическую цепочку: then (затем), later (позже), but (но), at the same time (в то же время), finally (наконец).
    • Новую мысль начинайте с новой строки: текст, не разбитый на абзацы, трудно воспринимается.
    • Будьте сдержанны в выражении эмоций, особенно в полуофициальных письмах (жалоба, поздравление, приглашение и проч.).

    А этого нужно избегать:

    • Не злоупотребляйте восклицательными знаками, даже если пишете другу или близкому родственнику.
    • Не забудьте про вступительные и заключительные фразы – если у письма есть четко выраженная логическая структура, его легче прочесть и понять.
    • Не перепрыгивайте с мысли на мысль, не пишите бессистемно. Мысли должны быть выстроены в логической последовательности.
    • Не используйте длинные сложные предложения с многочисленными второстепенными членами и придаточными. Цель письма, – неофициального, в том числе, – донести ваши мысли до адресата с первого раза, а не заставлять его перечитывать каждое предложение, чтобы понять смысл послания.

    Теперь, когда вы познакомились с базовыми правилами составления неофициальных писем, предлагаем вам довольно интересный пример неофициального письма на английском языке. Такие письма стали настоящим флеш-мобом англоязычного интернета: их пишут себе актеры, певцы, известные блогеры. Напишите себе такое письмо и вы: это прекрасный способ обратиться к своему внутреннему «я» (пусть и шестнадцатилетнему) и подвести итоги определенного периода вашей жизни:

    Letter to My
    16-Year-Old-Self

    I know it is hard for you to believe that you could ever receive a letter from the future, but this has become a reality; though your calendar shows that it’s 1996, for me it is already 2013. It is almost dawn, and in a couple of hours I will have to get up (if I even go to bed) and go to work. But don’t worry, work is interesting, and I am fully satisfied with it. Why am I saying “don’t worry?” Well, because I am you; I am a 33-year-old Steve writing a letter to myself, when I was just 16.

    Письмо
    16-летнему себе

    Я знаю, тебе трудно поверить, что ты держишь в руках письмо из будущего, но это реальность: хотя на твоём календаре 1996 год, для меня уже наступил 2013-й. Уже почти рассвело, и через пару часов мне надо вставать (если я вообще лягу) и идти на работу. Но не переживай, работа у меня интересная, и я полностью ей доволен. Почему я говорю «не переживай»? Да потому что я – это ты; я 33-летний Стив, который пишет письмо себе 16-летнему.

    Your life will be just great, believe me!

    У тебя впереди прекрасная жизнь, поверь мне!

    Ну а теперь, когда вы увидели, как составляются письма, вперёд, к практике – писать англоязычным знакомым, коллегам и любимым преподавателям! Удалось ли вам с нашими подсказками произвести впечатление на начальника или завести новых друзей по переписке? Поделитесь в комментариях!

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector